Bez dobrog briefa nema ni dobro odrađenog projekta

Brief je temelj svake suradnje agencije i klijenta. Nažalost, kvalitetan i pravilo napisan brief često izostane, a time već na početku suradnje mogu nastati problemi u komunikaciji između agencije i klijenata. Kako napisati dobar brief te postaviti kvalitetan temelj za suradnju s agencijom?

Bilo da angažirate agenciju za razvoj softvera ili mobilne aplikacije po narudžbi; izradu web stranice ili web shopa; ili pak internet marketing važno je jasno definirate ciljeve i smjernice za uspješnu realizaciju projekta. Brief je dokument kojim se definiraju ciljevi, zadaci, rokovi, budžet te kriteriji za ocjenjivanje uspješnosti izvršenog projekta.

Kreiranje briefa često može predstavljati izazov. Razumljivo pretakanje vaših ideja, želja i misli u dokument na temelju kojeg će željeni projekt biti realiziran zahtjevan je proces. U procesu kreiranja briefa za agenciju morate definirati svrhu odnosno cilj s kojim krećete u projekt. 
Pri definiranju briefa razmislite o vašoj ciljnoj publici, imajte na umu problem s kojim se suočavate te rješenje. U proces kreiranja briefa za agenciju uključite članove vašeg tima. Malo više uloženog vremena u pripremu briefa za agenciju kasnije, u procesu realizacije, može donijeti značajne uštede financijskih sredstava i vremena. 

Dobro pripremljen brief je dokument zahvaljujući kojem i agencija i klijent u svakom trenu znaju koje su obaveze svake strane te što mogu očekivati u kojoj fazi realizacije. 

Premda je definiranje svakog briefa izazov za sebe, svi kvalitetni briefovi imaju niz zajedničkih karakteristika i elementa. U nastavku saznajte što je zajedničko svakom dobrom briefu. 

Isporučeni su u pisanom obliku

Na brief gledajte kao na temeljni dokument svakog projekta. Brief predstavlja svojevrstan „ugovor“ između vas i agencije u kojem je definirano što se od projekta očekuje, u kojem roku i u okviru kojeg budžeta. 

Želite li izbjeći nesporazume i probleme u komunikaciji između vas i agencije odvojite malo svog vremena i sastavite pisani brief. Davanje površnih, nejasnih i nedorečenih usmenih ili telefonskih briefova nije u skladu s dobrom poslovnom praksom. 

Nakon davanja usmenih briefova ne postoji pisani trag uputa koje ste dali agenciji, što pri realizaciji projekta i evaluaciji rezultata može predstavljati problem. Bez jasnih pisanih uputa, ni klijent ni agencija nemaju uvodi u točene zahtjeve i očekivanja vezana uz projekt. 

Odvojite li malo vremena za pisanje briefa izbjeći ćete nesporazume u komunikaciji te rizik da vam agencija isporuči nezadovoljavajuće rješenje. 

Pisano i jasno definiranje ciljeva nužno je za postizanje usuglašenosti agencije i klijenta oko realizacije i mjerenja uspješnosti. Pisani brief je dokument u kojem naručitelj jasno izražava što očekuje da agencija isporuči. Obije strane tako su zaštićene od kasnijih mogućih neugodnosti. 

Prema pravilima struke dobro strukturiran brief u uvodnom dijelu pruža realnu sliku situacije u kojoj se klijent nalazi. Zatim definira jasne ciljeve, rokove, budžet te parametre za mjerenje rezultata.

Sadrže jasno definirane ciljeve uz informacije o trenutnom stanju

Ciljevi projekta najvažniji su dio briefa. Precizan i jasan opis cilja pomoći će svima koji sudjeluju u realizaciji projekta da lakše razumiju očekivanja klijenta i svrhu projekata.

Postavite ciljeve koji su specifični, mjerljivi, dostižni, realni i vremenski određeni. Takvi ciljevi su razumljivi i nedvosmisleni, realno su dostižni, njihovu provedbu je moguće izmjeriti određenim parametrima te postoji definiran vremenski okvir za njihovu provedbu.

Prije postavljanja ciljeva u briefu upoznajte agenciju s trenutnim stanjem. U ovom dijelu nemojte navoditi povijest tvrtke, misiju i viziju već pružite realnu procjenu trenutnog stanja, eventualnog postojećeg problema kojeg projektom treba riješiti i aktivnostima koje trenutno provodite. 

Što preciznije i realnije predstavite vaše trenutno stanje agencija će bolje razumjeti vaše potrebe i ciljeve. Ovaj dio briefa, iako vrlo važan, često je zapostavljen. Nemojte i vi biti među onima koji rade ovu grešku.

Pružaju sve informacije važne za uspješnu provedbu projekta

Središnji dio briefa mora sadržavati sve informacije važne za uspješnu provedbu projekata. O kvaliteti i preciznosti ovog dijela briefa ovisi uspješnost suradnje s agencijom i realizacija projekta.

Ključni dio briefa mora sadržavati: 

1. Ciljeve – jasno definirane i precizne ciljeve navedite u središnjem dijelu briefa. 
2. Ciljanu publiku – u ovom dijelu pružite više informacija od samih demografskih obilježja, uključite informacije o interesima, stavovima, životnom stilu i slično. Vašu ciljanu publiku definirajte što preciznije. 
3. Ključnu poruku – sve aktivnosti koje provodite imaju svrhu prenošenja ključne poruke ciljanoj publici. Središnji dio briefa svakako mora sadržavati ključnu poruku.
4. Ton komunikacije – kod planiranja komunikacijskih, ali i drugih aktivnosti izuzetno je važno odrediti ton komunikacije odnosno način obraćanja publici. Ton komunikacije trebao bi biti u skladu s vašim brendom. Je li ton vašeg brenda prijateljski i ležeran ili služben i korporativan? Odgovor na to pitanje svakako dajte u glavnom dijelu briefa. 

Definiraju proceduru provedbe i parametre za praćenje rezultata

Nakon središnjeg dijela briefa koji se odnosni na ciljeve i zahtjeve upućene prema agenciji, važno je definirati proceduru provedbe te parametre prema kojima će se odvijati mjerenje učinka i praćenje rezultata. 

Za uspješnu suradnju između agencije i klijenta važno je odrediti osobu zaduženu za komunikaciju s agencijom na strani klijenta te osobu zaduženu za vođenje projekta na strani agencije. Određivanjem ključnih osoba izbjeći ćete komunikacijske nesporazume. 

Vremenski okviri, rokovi za realizaciju te drugi važni datumi moraju biti definirani u briefu. Odredite realne i dostižne rokove. Na osnovu unaprijed određenih vremenskih okvira znat ćete kada možete očekivati isporuku naručenog rješenja, a agencija se obvezuje projekt završiti u dogovorenom roku. 

Definiranjem ključnih parametra za mjerenje rezultata i agencija i klijent od početka znaju što sve ulazi u ocjenjivanje uspješnosti. Unaprijed definirani KPI-evi ne ostavljaju mjesta mogućim kasnijim nesporazumima.  

Navode budžet

Budžet je informacija koju nipošto ne smijete izostaviti u briefu. O definiramo budžetu direktno ovisi intenzitet i obujam aktivnosti agencije. Prilikom briefiranja agencije važno je jasno navesti koliki vam je budžet na raspolaganju za provođenje pojedinih aktivnosti. 
Na temelju vašeg budžeta agencija će najbolje kreirati plan aktivnost, odnosno prijedlog traženog rješenja. Ako na početku ne navedete budžet u kasnijim koracima može doći do razilaženja u financijskim očekivanjima. Razilaženje u fazi kada su obje strane već uložile određeno vrijeme i trud predstavlja čisti gubitak.

Stoga, odmah navedite s kojim iznosom raspolažete te tražite od agencije prijedlog rješenja u okviru vašeg budžeta. 

Pisanje briefa je temelj suradnje agencije i klijenata. Nemojte ovaj korak shvatiti olako, nemojte agencijama davati usmene ili nepotpune briefove. Odvojite malo vremena i napišite kvalitetan brief, kasnije će vam se svakako isplatiti.